Vrijwilligersbeleid

Het doel van het vrijwilligersbeleid is om ervoor te zorgen dat LTV Maarn kan blijven functioneren en organiseren met behulp van gemotiveerde en deskundige vrijwilligers en dat er een structureel beleid is voor de komende jaren. 

Doel
Het doel van het vrijwilligersbeleid is om ervoor te zorgen dat LTV Maarn kan blijven functioneren en organiseren met behulp van gemotiveerde en deskundige vrijwilligers en dat er een structureel beleid is voor de komende jaren. Dit beleid is gericht op vrijwilligers, maar het is belangrijk om hierin mee te nemen dat vrijwilligers na aanmelding een aantal verplichtingen hebben, afhankelijk van de functie die zij gaan bekleden.

Verantwoordelijkheden
Het vrijwilligersbeleid van LTV Maarn is een verantwoordelijkheid van het (dagelijks) bestuur.

Regels
Vrijwilligerswerk is en blijft het werk van vrijwilligers, maar LTV Maarn heeft ook een organisatie die goed moet blijven draaien. Daarom zijn er de volgende regels:

  • LTV Maarn doet een beroep op iedereen die kan bijdragen aan de vereniging. De werkzaamheden kunnen aangepast worden aan capaciteiten en beschikbare tijd.
  • LTV Maarn hanteert normen en waarden. LTV Maarn verwacht dat ook vrijwilligers zich hieraan houden.
  • Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die hij/zij binnen LTV Maarn verricht.
  • Alle vaste functies zijn opgenomen in het organigram van de vereniging en volgens een vast model beschreven. Voor die functies wordt een termijn gehanteerd met een roulatiesysteem zodat continuïteit zoveel mogelijk wordt geborgd. Er zijn ook tijdelijke c.q. projectmatige vrijwillige werkzaamheden die meer taak- of activiteitgericht zijn.
  • Leden kunnen zich opgeven voor een bepaalde functie of rol, maar moeten ook weten dat nieuwe initiatieven en ideeën welkom zijn.

Motivatie van vrijwilligers
Vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat de vereniging van de leden is. Het gevoel dat ze bij de vereniging betrokken worden, dat ze zelf een beetje “eigenaar” zijn van de vereniging. Dit stelt vooral eisen aan het functioneren van het bestuur. Bepaalde (beleid) keuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd te worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëert het bestuur draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beide de motivatie om zich in te zetten voor de vereniging.

Waardering
Om de betrokkenheid en het enthousiasme van de vrijwilligers hoog te houden, en om potentiële leden te trekken, is het goed om te laten blijken dat de vrijwilligers gewaardeerd worden. Vrijwilligers zien graag dat hun inspanningen gewaardeerd worden. De vrijwilligers zullen 1x per jaar een blijk van waardering krijgen in de vorm van een leuke activiteit.

Beloning
Binnen LTV Maarn wordt er gebruik gemaakt van een puntensysteem. Vanaf 2021 hebben wij het puntensysteem uitgebreid naar andere werkzaamheden. Ook in 2022 gaan wij hiermee verder. Op deze manier hebben leden meer keuzemogelijkheden om een steentje bij te dragen aan de vereniging. Aan de andere kant kunnen wij binnen de vereniging de inzet inbrengen waar nodig. Als beloning voor de vaste vrijwilligers krijgen zij het maximaal aantal punten toegewezen aan het begin van het jaar. Deze lijst met vaste vrijwilligers is per 1 maart van het jaar vastgesteld en bekend bij het bestuur. Natuurlijk mogen deze vaste vrijwilligers alsnog gebruik maken van de andere werkzaamheden die van toepassing zijn in het puntensysteem.

vergoeding
LTV Maarn heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu mensen wilt helpen. Zelfwaardering is het belangrijkste wat iemand kan vinden in zijn vrijwilligerswerk. Uitzondering hierop is de Parkbeheercommissie. Omdat dit dagelijks onderhoud vergt krijgen zij een budget voor de invulling van het onderhoud. (Een aantal “medewerkers” neemt qua waarderen en belonen in de organisatie een aparte plaats in. Van deze functies wordt meer geëist en verwacht. Hiervoor krijgen zij dan ook een vergoeding en zijn het geen “echte” vrijwilligers meer, maar semi-professionals op hun vakgebied.)

Onkosten
Gemaakte onkosten, met toestemming van penningmeester, kunnen bij de penningmeester worden gedeclareerd.

Werven en behouden van vrijwilligers

  • Het ontstaan van een vacature is meestal als eerste bekend bij één van de commissies binnen de vereniging. De procedure voor het opvullen van een vacature is als volgt: De betreffende commissie is zelf verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers. Als de commissie een geschikte kandidaat in beeld heeft voor het opvullen van de vacature, is de commissie vrij om met een kandidaat in gesprek te treden en afspraken te maken met de kandidaat. Indien de commissie dit wenst wordt zij tijdens het gesprek bijgestaan door de vrijwilligerscoördinator. Bij voldoende draagvlak wordt de vacature opgevuld. De vrijwilligerscoördinator wordt geïnformeerd wie de vacature heeft opgevuld.
  • De taken binnen de commissies en bestuur moeten goed omschreven zijn. Dit wordt nog aangeleverd door de commissie. Deze worden inzichtelijk gemaakt op de website. De vrijwilliger weet hierdoor precies waar hij/zij aan toe is. Om te voorkomen dat verschillende besturen en commissies in 1 keer opstappen wordt er bij voorkeur gewerkt met (ambts)termijnen. Dit houdt in dat de mensen uit de besturen/commissies de nieuwe bestuursleden/commissieleden inwerken. Dit zorgt voor consistentie in het beleid en uitvoering van de taken.
  • De vrijwilligerstaken moeten niet te zwaar zijn en de taken moeten goed verdeeld zijn over voldoende vrijwilligers.
  • De bestuurs- en commissieleden houden onderling goed contact en zorgen voor een goede uitwisseling van informatie. Zij werken als één team.
  • Belangrijk is om klachten en conflicten waar vrijwilligers bij betrokken zijn zo snel mogelijk op te lossen. Indien de personen waarbij het conflict is ontstaan, dit niet samen op kunnen lossen, wordt er een bemiddelaar gezocht binnen het bestuur of binnen de commissies. Deze bemiddelaar is objectief en heeft als doel, met respect voor alle partijen, het probleem op te lossen.

Invoering vrijwilligersbeleid
Het beleid is in het jaar 2021 ingevoerd binnen de vereniging.

Reglementen Overzicht